مدیریت زمان و اصول و تکنیک های مدیریت زمان و برنامه ریزی
در این مقاله مدیریت زمان و تکنیک های آن را توضیح داده و سعی داریم علاوه بر روشن نمودن اهداف مدیریت زمان روش هایی نیز برای برنامه ریزی ارائه نماییم
آيا تا به حال به اين موضوع فكر كرده‌ايد كه چرا بعضي افراد وقت كافي براي انجام تمام كارهايشان را دارند، در حالي كه برخي ديگر هر چقدر هم تلاش مي‌كنند باز هم به طور کامل به تمام كارهايشان نمي‌رسند؟
نمي‌توان گفت كه افراد دسته اول كارهاي كمتري براي انجام دادن دارند. در واقع به احتمال زياد آن‌ها از زمان خود به طور موثرتري استفاده مي‌كنند. به عبارت دیگر، آن‌ها مهارت‌های خوب مدیریت زمان را به خوبی آموخته‌اند و در زندگی شخصی یا کاری خود آن را مورد استفاده قرار می‌دهند. در این مقاله از زوجیم سعی داریم مفهوم مدیریت زمان را روشن نموده و تکنیک های آن را ارائه نماییم.
فهرست
تعریف مدیریت زمان
مدیریت زمان در واقع، توانایی استفاده بهینه و موثر از وقت است. همچنین می‌توان از مديريت زمان به عنوان نوعي هنر ياد كرد. مديريت زمان شايد به ظاهر ساده به نظر برسد اما انجام آن به نحو احسن كار بسيار دشواري است.
اهميت مدیریت زمان
مهارت‌های مدیریت زمان ضروری است زیرا در صورت وجود تعدادي وظايف مشخص در يك زمان محدود تنها با انجام تكنيك‌هاي مربوط به مديريت زمان مي‌توان از پس چندین کار برآمد.
دانستن اصول مربوط به مديريت زمان باعث مي‌شود كه شما بتواند تمام كارهاي خود اعم از امور شخصي و امور مربوط كار را در زمان مشخص به پايان رسانده و علاوه بر احساس خوبي كه به شما مي‌دهد باعث مي‌شود فردي خوش قول و مورد اعتماد جلوه كنيد.
به عبارت دیگر، افرادی که در مدیریت زمان مهارت دارند، در انجام کارهايشان نيز مهارت دارند. آن‌ها همچنین بهتر می‌توانند اولویت بندی کنند و آنچه را که واقعاً نیاز به انجام آن دارند را در اولويت قرار داده و سريع‌تر به آن رسيدگي مي‌كنند. آن‌ها به اين دليل می‌توانند كارهايشان را به موقع انجام دهند زیرا تفاوت بین امور فوری و مهم را درک می‌کنند.
کارهای “فوری” توجه فوری شما را می‌طلبد و تنها زمان انجام دادن آن‌ها مد نظر است و شايد اهميت خاصي نداشته باشند.
اما کارهای “مهم” داراي اهميت هستند و انجام ندادن آن‌ها ممکن است عواقب جدی برای شما یا دیگران به همراه داشته باشد و علاوه بر زمان، كيفيت اين امور نيز مهم است.
مثلا: پاسخگویی به تلفن فوری است. اگر این کار را نکنید، ممكن است تماس گیرنده ديگر به شما زنگ نزند و يك امر ضروري را از دست بدهيد. اما با اين حال ممكن است تنها يك تماس تبليغاتي باشد و جواب ندادن شما منجر به ضرر نشود.
اما براي مثال مراجعه منظم به دندانپزشک مهم است. اگر این کار را نکنید، ممکن است به بیماری لثه یا سایر مشکلات مبتلا شوید. اما امري فوری نیست و اگر آن را كمي به تعويق بي‌اندازيد اتفاق بدي نخواهد افتاد.
از ديگر مثال‌هايي كه براي امور فوري مي‌توان اشاره کرد، زمان تعطیل شدن فرزندان از مدرسه است. اگر در زمان مناسب به دنبال فرزند خود نروید، آن‌ها در زمین بازی یا کلاس درس منتظر می‌مانند و ممكن است اتفاق بدي براي آن‌ها بیافتد. این یک مثال مهم در زمینه مدیریت زمان است.
اما خواندن ایمیل‌های خنده دار یا بررسی فیس بوک و اينستاگرام نه ضروری است و نه مهم. پس چرا اين اولین کاری است که هر روز انجام می‌دهید؟
این تمایز بین امور فوری و مهم رمز اولویت بندی زمان و حجم کار شما است، چه در محل کار چه در خانه یا هنگام تحصیل و… .
اهداف مدیریت زمان
تسکین استرس
ایجاد و رعایت یک برنامه منظم کاری اضطراب را کاهش می‌دهد. در صورت داشتن مديريت زمان هنگامی که موارد موجود در لیست “کارهايتان ” را بررسی می‌کنید، می‌بینید که در حال پیشرفت ملموسی هستید. این به شما کمک مي‌کند تا بدون نگرانی و استرس كارهايتان را به پايان برسانيد.
داشتن زمان بیشتر
مدیریت زمان مناسب به شما فرصت بیشتری می‌دهد تا در زندگی روزمره خود موفقیت های بیشتری کسب نمایید. افرادی که می‌توانند به طور موثر زمان را مدیریت کنند، از داشتن وقت بیشتر برای انجام سرگرمی‌ها یا سایر کارهای شخصی لذت می‌برند.
فرصت‌های بیشتر
مدیریت زمان به خوبی منجر به فرصت‌های بیشتر و اتلاف وقت کمتری برای فعالیت‌های بی‌اهمیت می‌شود. توانایی اولویت بندی و برنامه ریزی براي کارها جزو مهارت‌هاي مديريت زمان است كه بسیار مطلوب است.
توانایی تحقق اهداف
افرادی که مدیریت زمان مناسب را انجام می‌دهند، می‌توانند به اهداف و مقاصد بهتری دست يابند و این کار را در مدت زمان کوتاه‌تری انجام می‌دهند.
اصول و تکنیک های مديريت زمان
برای بهبود استفاده از وقت و زمان تکنیک هایی وجود دارد که می توان به آن گام های مدیریت زمان نیز نام داد. با رعایت اصول زیر می توان میزان استفاده مفید از زمان را بسیار افزایش داد.
اهداف را به درستی تعیین کنید
اهدافی را تعیین کنید که قابل دستیابی و اندازه گیری باشند. مطمئن شوید اهدافی را که تعیین کرده‌اید مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی و مرتبط هستند.
اولویت بندی هوشمندانه داشته باشید
وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت در اولویت قرار دهید. به عنوان مثال، به کارهای روزمره خود نگاه کنید و تعیین کنید که کدام یک از موارد زیر است:
- مهم و فوری: فوراً این کارها را بايد انجام دهید.
- مهم اما فوری نیست: در مورد زمان انجام این کارها تصمیم بگیرید.
- فوری اما مهم نیست: در صورت امکان این وظایف را انجام دهید.
- فوری نیست و مهم نیست: این موارد را کنار بگذارید تا بعداً انجام دهيد.
برای انجام یک کار محدودیت زمانی تعیین کنید
تنظیم محدودیت‌های زمانی برای انجام وظایف به شما کمک می‌کند تا تمرکز و کارایی بیشتری داشته باشید. براي مثال تصور كنيد كه قرار است 20 صفحه مقاله بنوسيد. سعي كنيد با توجه به سرعت و حجم كاري كه داريد يك زمان مشخص براي به پايان رساندن آن در نظر بگيريد.
براي مثال فردا ساعت 2 بعد از ظهر. سپس تمام تلاشتان را كنيد تا بر روي زمان مشخص شده تمركز كنيد و كارتان را در آن زمان به پايان برسانيد. در صورتي كه نتوانستيد در اين محدوده زماني به مديريت زمان بپردازيد مي‌توانيد خود را تنبيه كنيد. براي مثال خود را از انجام يك كار لذت بخش در آن روز محروم كنيد. اين تكنيك در مديريت زمان و عادت كردن به مهارت‌هاي آن بسيار كمك خواهد كرد.
بین کارها کمی استراحت کنید
وقتی بسیاری از کارها را بدون وقفه انجام می‌دهید، تمرکز و سرعت شما پايين مي‌آيد. بنابراين اجازه دهید ذهن و بدنتان كمي استراحت كند. براي مثال داشتن یک چرت مختصر، یک پیاده روی کوتاه یا مدیتیشن را مي‌توانيد در زمان استراحت براي خود در نظر بگیرید.
خود را سازمان دهید
از تقویم خود برای مدیریت زمان طولانی‌تر استفاده کنید. مهلت‌های مربوط به پروژه‌ها یا وظایفی را که بخشی از تکمیل پروژه کلی است براي خود در تقويمتان یادداشت کنید. به این فکر کنید که اختصاص دادن کدام روزها به کارهای خاص بهتر است. به عنوان مثال، ممکن است روزهاي اول هفته براي انجام جلسات مهم و حساس مناسب‌تر باشد. زيرا انرژي و تمركز بيشتري خواهيد داشت.
وظایف و فعالیت‌های غیر ضروری را حذف کنید
حذف فعالیت‌ها یا کارهای اضافی بسيار مهم است. مشخص کنید که چه چیز قابل توجه است و چه چیز شایسته وقت شما است. حذف وظایف و فعالیت‌های غیر ضروری باعث می‌شود بیشتر وقت خود را صرف وظایف و کارهای واقعی و ضروری کنید.
از قبل براي كارهايتان برنامه ریزی کنید
اطمینان حاصل کنید که هر روز را با یک ایده روشن از آنچه باید انجام دهید شروع می‌کنید. همچنين در پايان يك روز كاري، ليست كارهاي خود را براي روز بعد بنويسيد و اين كار را براي خود تبديل به يك عادت كنيد. اين تكنيك به كارهاي شما نظم بيشتري خواهد داد و جز برترین تکنیک های مديريت زمان است. همچنین ثابت شده است این کار موجب افزایش انگیزه شما خواهد شد.
مدیریت زمان در کار
در زندگی حرفه ای شما، مدیریت زمان می‌تواند به روش های زیر برای شما سودمند باشد:
كارهايتان را به موقع تحويل مي‌دهيد
اختصاص یک دوره زمانی محدود برای انجام وظایف به شما کمک می‌کند تا آن‌ها را به موقع انجام دهید. همچنین این امر به شما کمک می‌کند تا حجم کار خود را به موثرترین روش مدیریت کنید. هنگامی که وظایف خود را انجام می‌دهید، مغز شما برای پیگیری ساختار و انجام آن فعالیت‌ها در چارچوب زمانی مورد نظر تنظيم مي‌شود. بنابراین، اگر زمان خود را به خوبی مدیریت کرده باشید، می‌توانید به راحتی کارهايتان را به موقع تحویل دهید.
كارهايتان را با كيفيت بهتري ارائه خواهيد داد
به عنوان یک کارمند، از شما انتظار می‌رود کار با کیفیت و استانداردهای خاصی ارائه دهید. با استفاده مناسب از زمان و اولویت بندی فعالیت‌هايتان، به راحتی می‌توانيد کیفیت بهتری از کار را ارائه دهيد.
بهره وری و کارایی بیشتر می‌شود
براي ارائه امور با كيفيت بيشتر هيچ راز يا جادوي خاصي وجود ندارد. در واقع نمي‌توان يك شبه به مهارت‌هاي لازم براي مديريت زمان عالي رسيد. شما بايد با يادگيري تكنيك‌هاي گفته شده در مورد مديريت زمان سعي كنيد ذره ذره بهره‌وري امور خود را بالا ببريد.
اهمال کاری در كارهايتان به حداقل می‌رسد
“بعداً این کار را خواهم کرد” – این بهانه ای است که همه ما قطعا در انجام كارهايمان آورده‌ايم. منظور از مدیریت زمان فقط این نیست که در زمان کمتر بیشتر کار کنید بلکه باید میل به تأخیر انداختن و به تعویق انداختن کارهای مهم را کاهش دهید. استفاده از ترفندهای خوب مدیریت زمان شما را به عنوان بنیانگذار، رهبر یا کارمند قادر می‌سازد عملكرد هوشمندانه‌تری داشته باشید. با برنامه ريزي دقيق بر اساس شناختي كه از خود داريد مي‌توانيد تعلل‌ها را در كارتان از بين ببريد.
مدیریت زمان در زندگي
بهبود كيفيت زندگي
مهارت‌های موثر مدیریت زمان فقط به درد زندگی حرفه‌ای شما نمی‌خورد بلکه می‌تواند زندگی شما را نیز بهبود بخشد. اگر امور را در جبهه حرفه‌ای خود تحت کنترل داشته باشید، وقت بیشتری برای تمرکز بر زندگی شخصی و روابط خود خواهید داشت. در صورتي كه كاري كنيد تا با مديريت زمان کارها و فعالیت‌هايتان در مسیر درست قرار گيرند، احساس آرامش در زندگی شخصی شما ایجاد مي‌شود. همان طور که احساس آرامش می‌کنید و استرس شما کمتر باشد، کیفیت زندگی شما به طور خودکار بهبود می‌یابد.
فرصت‌های بیشتر و رشد شغلی
وقت شناس بودن در کار و زندگي شما نه تنها باعث افزایش اثربخشی شما بر ذهن ديگران می‌شود بلکه به شما کمک می‌کند تا در کار خود شهرت خوبی کسب کنید. وقتی مدیران و كارمندان بدانند که شما همیشه کارهای خود را به موقع انجام می‌دهید، این می‌تواند زمینه را برای فرصت‌های تبلیغاتی بیشتر در محل کار فراهم کند.
داشتن وقت بیشتر برای اوقات فراغت و تفریح
آخرین باری که برای خودتان وقت گذاشتید چه کارهایی انجام داديد که واقعاً از انجام دادن آن‌ها لذت می‌برديد؟ به خاطر نمی‌آورید، درست است؟ خوشبختانه با مدیریت زمان مناسب، در روزهاي تعطيل وقت آزاد بیشتری برای انجام اوقات فراغت و تفریحاتی که باعث خوشحالی شما می‌شود، به دست می‌آورید. در نهایت این امر به شما کمک می‌کند تا با کار کردن هوشمندانه در تمام طول روز به خود وعده و پاداش انجام كارهاي مورد علاقه‌تان را بدهيد.
برای مدیریت زمان بهتر، مي‌توانيد براي كارهاي فرعي خود نيز برنامه ريزي كنيد
براي مثال مي‌توانيد براي داشتن خواب كافي، حفظ رژيم غذايي، ورزش منظم، وقت گذراندن با دوستان و بيرون رفتن خود نيز برنامه ريزي جدا گانه داشته باشيد. اين كار به شما كمك مي‌كند تا هم به امور كاري خود برسيد و هم با انجام امور فرعي و تفريحي در زمان مناسب، كيفيت زندگي خود را بهبود بخشيد. از طرفي اين كار به شما كمك مي‌كند تا هم در امور كاري و هم امور تفريحي حداكثر كارايي را داشته باشيد.
نحوه صرف وقت خود را شناسایی و ارزیابی کنید
اگر براي رفتن به محل کار خود رانندگی می‌کنید، زمان خود را در رفت و آمد چگونه مي‌گذرانيد؟ اگر سوار اتوبوس یا قطار مي‌شوید، چگونه اين مدت را تا زمان رسيدن به محل كارتان مي‌گذرانيد؟
شما مي‌توانيد تعدادي از امور روزمره كه مي‌خواهيد به آن‌ها رسيدگي كنيد را در اين مدت انجام دهيد. در واقع با مديريت زمان مناسب حتي در زمان‌هاي رفت و آمد خود نيز مي‌توانيد از وقتتان استفاده كنيد و براي مثال كتاب مورد علاقه‌تان را بخوانيد. از ديگر كارهايي كه مي‌توانيد در اين مدت انجام دهيد گوش دادن به موسيقي و يا پادكست آموزشي مورد علاقه‌تان است. این بهترین زمان ها در طول روز شما برای در هم آمیختن همه چیزهای کوچکی است که آرزو می کنید برای آن‌ها وقت داشته باشید. با گذشت زمان، این عادت ها به یک سبک زندگی تبدیل می شوند و شما خود را کاملاً جلوتر از قبل خواهید دید.
به کارهای غیر ضروری نه بگویید و کارهای با ارزش و فوق العاده را در اولویت قرار دهید
قبل از موافقت با کار بیشتر، اهداف خود را در نظر بگیرید و به برنامه خود نگاه کنید. اگر کاری زمانبر است و با اهداف شما جور در نمی آید از انجام آن صرف نظر كنيد و يا آن را به فرد ديگري بسپاريد.
عوامل حواس پرتی را محدود کنید
هر کس جایی دارد که به طور موثرتر کارهايش را انجام مي‌دهد. برخی از افراد دوست دارند هنگام كار كردن به موسيقي مورد علاقه خود نيز گوش دهند. اين در حالی است که برخي دیگر ممكن است نیاز به سکوت کامل براي انجام كارهايشان داشته باشند. بنابراين سعي كنيد هنگام انجام كارهايتان، فضا را براي خود محيا كنيد. زيرا در صورت وجود عوامل حواس پرتي نميتوانيد كارهايتان را به موقع و به نحو احسن انجام دهيد. از اين رو مديريت زمان شما به هم مي‌خورد.
همچنين در صورتي كه مي‌بينيد فضاي كاري شما در حال حاضر براي انجام امورتان مناسب نيست، بهتر است در آن زمان خود را مشغول كار ديگري كه به تمركز كمتر احتياج دارد، كنيد. وقتی زندگی خود را به روشی سالم و سازمان یافته اداره می‌کنید و قادر به انجام کارآمد کارهای روزمره هستید، استرستان کاهش می‌یابد، بهره وری‌تان افزایش می‌یابد و رضایت کلی شما آشکار می‌شود.
هرگز به خودتان سختي بيش از حد ندهيد
هر فرد به ميزان كافي از بدن و ذهن خود شناخت دارد. از اين رو بر اساس توانايي‌هاي خود بايد به انجام امور بپردازد. بنابراين سعي كنيد طمع و حرص را كنار گذاشته و در صورتي كه نميتوانيد كاري را در زمان معين انجام دهيد و يا بايد با سختي فراوان آن را انجام دهيد، انجام آن را نپذيريد. زيرا علاوه بر عدم مديريت زمان باعث فروكش كردن توانايي و انرژي شما براي انجام ساير امور مي‌شود. گاهی اوقات تنها چیزی که به آن نیاز داریم یک لحظه وضوح و خلوص است تا ذهن بیش از حد شلوغ خود را پاکسازی کنیم و بدن خود را دوباره شارژ کنیم تا كارهاي سنگين بعدي را به خوبي انجام دهيم.
به هر حال ، مدیریت زمان در واقع مدیریت زندگی است.
